Exact boekhouden review

Exact in Nederland

Het bedrijf Exact bestaat al sinds 1984, toen vijf Delftse techniekstudenten samen een softwarebedrijf begonnen. Zij ontwikkelden in die jaren hun eerste boekhoudpakket, waarna Exact Software binnen tien jaar in Nederland uitgroeide tot marktleider in software voor de financiële administratie van bedrijven. Vanaf 2005 ging Exact Software zich met het pakket Exact Online richten op de markt voor internet-boekhouden. Het grote succes van Exact bleef bij grote investeerders niet onopgemerkt, waarna verschillende partijen het bedrijf kochten. In 2015 werd Exact overgenomen door Apax, waarna het bedrijf in 2017 eigenaar werd van de Nederlandse branchegenoot Reeleezee. In februari 2019 wordt Exact zelf opnieuw overgenomen door investeerder KKR. Opvallend detail is dat Exact vooral ook bekend is als persoonlijke sponsor van Formule 1-coureur Max Verstappen.

Pakketten en prijzen van Exact

Exact Online biedt een groot scala online software voor boekhouden, finance, expense management en specifieke ERP-oplossingen voor logistieke processen, uren & facturen en projectmanagement. Daarnaast zijn verschillende pakketten uit te breiden met meer dan 200 add-ons en koppelingen. In deze review focussen we op de verschillende online boekhoudpakketten van Exact Online, die voor de meeste zzp’ers en het mkb interessant zijn. Exact Online biedt drie verschillende online abonnementen aan om van de software gebruik te maken:

• Essentials
• €39 per maand (max. 5 facturen, 1 bankkoppeling, geen extra gebruikers mogelijk)

• Plus
• €69 per maand (max. 100 facturen, 5 bankkoppelingen.)
• Professional
• €99 per maand (onbeperkt aantal facturen en bankkoppelingen)

Bij aanmelden is het mogelijk om een proefabonnement van 30 dagen te krijgen, waarbinnen alle functionaliteiten direct beschikbaar zijn, zonder verplichtingen. Na de gratis proefperiode wordt jouw account automatisch beëindigd. Neem je een betaald abonnement? Dan is dit altijd maandelijks opzegbaar.

Functionaliteit Exact

Exact Online is in essentie een boekhoudpakket, maar kan veel meer dan dat. Er zijn CRM-koppelingen mogelijk, vooraadbeheer, calculatietools en accountancy is allemaal te integreren in één pakket. Exact Online biedt daarmee een zeer compleet softwarepakket dat alle denkbare functionaliteiten kan bieden, zoals factureren, banktransacties inzichtelijk maken en automatisch koppelen, rapporten en overzichten, belastingaangiftes, jaarrekeningen en meer. Via het dashboard zie je in één oogopslag hoe je bedrijf ervoor staat en navigeer je door de verschillende overzichten. Exact Online biedt de functionaliteiten van een allesomvattende boekhouding. Daarmee richt de software zich wel meer op de grotere ondernemers en minder op zzp’ers die slechts facturen maken en eenvoudige overzichten willen hebben. Exact Online biedt vooral veel functionaliteiten voor ondernemingen in de detailhandel en diensten. Bij het gebruik van alle functionaliteit van Exact Online is samenwerken met een accountant aan te raden. Voor wie onderweg ook graag wil zien hoe het bedrijf ervoor staat, beschikt Exact Online ook over een mobiele app. Een handige functie van de app is het scannen van bonnen.

Een account aanmaken bij Exact

Wanneer je graag eerst een demo van Exact Online wilt zien, vul je daarvoor je gegevens in. Wil je direct een account aanmaken bij Exact? Maak dan je keuze voor het gewenst pakket door op de abonnementenpagina op de blauwe knop onder het abonnement van je voorkeur te klikken. Het is bij elk pakket mogelijk om het 30 dagen op proef te proberen. Na het aanmelden krijg je een inlog en direct veel informatie over boekhouden en de werking van het pakket. Daarmee wordt meteen duidelijk dat Exact Online veel mogelijkheden heeft. Aanmelden bij Exact Overal op de site van Exact Online vind je rechts bovenin beeld een blauwe knop waarmee je het pakket 30 dagen lang kosteloos kunt proberen. Wanneer je je aanmeldt voor een product van Exact Boekhouden kun je het programma onbeperkt gebruiken. Dat is zeker aan te raden, om te kijken of Exact Online echt bij jou en je bedrijf past. Bij het aanmelden vraagt Exact Online naar je voor- en achternaam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres en een zelfgekozen wachtwoord. Ook is men benieuwd hoe je in contact bent gekomen met Exact Online. Na je proefperiode bepaal je voornamelijk op basis van het aantal facturen per maand en bankkoppelingen welk abonnement bij je past. De site richt vooral op het aanvragen van een proefperiode, maar ook direct aanmelden zonder proefperiode is mogelijk. Op die manier voeg je direct bij het aanmelden handige add-ons voor jouw abonnement aan, kies je extra diensten en maak je meerdere gebruikers aan.

Klantenservice van Exact, uitleg en handleidingen

Op de site van Exact vind je boven in beeld een support-knop, waar uitgebreide informatie over alle producten van Exact te vinden is. Voor het boekhoudprogramma Exact Online heeft men een speciale supportsite opgericht met daarop:

• Kennisbank
• Content en trainingen op maat
• Chatten met support en vragen stellen
• Een community met andere Exact Online-gebruikers
• Het delen van ideeën en verbetersuggesties

Om toegang te krijgen tot deze informatie is een account bij Exact Online verplicht. Daarmee is het niet mogelijk om op deze manier alvast te kijken naar de ervaringen van anderen in de praktijk of een training te volgen voordat je een abonnement neemt. Daarvoor is minimaal registratie voor een gratis proefaccount van 30 dagen noodzakelijk. De kennisbank is zonder account beperkt toegankelijk. Voor vragen en uitleg over de producten en diensten van Exact Online is de klantenservice op werkdagen van 09:00 tot 17:30 uur telefonisch bereikbaar op +31 15 711 50 00.

Reviews van Exact

Exact Online wordt gezien als zeer complete oplossing voor de volledige bedrijfsadministratie. Uit de reviews blijkt echter een heel ander beeld. Voor zzp’ers en kleine ondernemers is het pakket te uitgebreid, complex en duur. Er zijn betere alternatieven voor mensen die graag een eenvoudige boekhouding bijhouden en rapporten willen zien. Het gebruik van Exact Online vereist ter ondersteuning meestal een accountant. Daarnaast is de prijs sinds enige tijd een groot struikelblok geworden. Exact Online heeft een prijswijziging doorgevoerd die het pakket voor bestaande gebruikers veel duurder maakte en heeft daarmee kwaad bloed gezet. Met het meest eenvoudige Essentials-pakket kunnen bovendien slechts 5 verkoopfacturen worden gemaakt of ingeboekt. Een extra factuur kost vervolgens €5 per stuk. Op basis van complexiteit, onoverzichtelijkheid, prijsverhogingen en aanvullende kosten voor extra verbruik, add-ons en koppelingen wordt Exact Online door gebruikers meedogenloos afgerekend. Op Trustpilot scoort Exact Online zeer slecht en met 2/5 een ruime onvoldoende. Ook de mening van ondernemers op NederlandReview is met een gemiddelde 3,2 uit 10 vrijwel overal negatief.

Conclusie

Voor ondernemingen die veel gebruik maken van koppelingen met externe software en graag hun volledige boekhouding, administratie, klantgegevens, uren en projecten willen bijhouden, kan Exact Online een goed softwarepakket zijn. Op de site lijkt het pakket ook geschikt te zijn voor zzp’ers en kleine ondernemers, maar voor hen zijn betere en goedkopere alternatieven beschikbaar. Reeleezee is een online boekhoudpakket van Exact, dat waarschijnlijk beter bij de behoeften van zzp’ers en kleine ondernemers past. Maar ook dan is het opletten voor de soms lastig bereikbare klantenservice en relatief hoge kosten. Afgezien van de hoge kosten is de complexiteit van de software ook een struikelblok. Zonder hulp van een professionele accountant hebben de meeste klanten moeite om met Exact te werken. Het feit dat Exact Online telefonisch bereikbaar is voor vragen over de software is ten opzichte van veel andere online partijen een voordeel, maar de bereikbaarheid laat volgens veel gebruikers te wensen over. Alle overnames door investeerders en extreme eenzijdige prijsverhogingen lijken Exact Online geen goed te hebben gedaan. Op de site profileert Exact Online zich nog met 400.000 klanten, maar gezien de negatieve reviews en voordelige alternatieven die een prettige workflow bieden neemt het aantal gebruikers van Exact Online snel af. Conclusie: kijk naar een alternatieve oplossing, tenzij de koppelingen en functionaliteiten van Exact Online je bieden wat je niet bij een andere partij vindt.