Vergelijken

Start hieronder direct met het vergelijken van de pakketten. Via de filters kan je de selectie aanpassen, zodat het pakket aan jouw wensen voldoet.

Voordelen zzp'er

boekhouding vergelijken

Houd overzicht en voorkom vervelende verassingen

tijd besparen boekhoudsoftware

Bespaar veel waardevolle tijd

meest gekozen boekhoudpakket

Meest gekozen door andere zzp'ers

Boekhoudpakket vergelijken

Naast het werken aan je onderneming is het bijhouden van je administratie één van de belangrijkste taken die je als zzp’er hebt. Deze twee zaken zijn eigenlijk onlosmakelijk met elkaar verbonden! Als je jouw administratie zelf gaat bijhouden, kun je niet zonder een geschikt boekhoudprogramma. In dit artikel gaan we dieper in op de punten waar boekhoudsoftware aan moet voldoen voor zzp’ers. Er zijn immers zeer veel boekhoudpakketten waarvoor je kunt kiezen en veel softwarepakketten zijn specifiek ingericht voor een bepaalde doelstelling of branche. 

Boekhouding zelf doen of uitbesteden als zzp’er?

Voor veel zzp’ers is het bijhouden van de administratie een vervelend klusje. Het is een activiteit die wel uitgevoerd moet worden maar niets oplevert. Het runnen van het bedrijf heeft uiteraard prioriteit en omdat ze er vaak alleen voorstaan is de boekhouding een taak die even in de avond of in de weekenden “moet” worden uitgevoerd. Daarbij speelt niet alleen de factor tijd een rol maar ook kennis. Het bijhouden van de administratie, en vooral de (regelmatig veranderende) eisen die de Belastingdienst hieraan stelt, vereist ook wat financiële kennis van de zzp’er.

De meest voorkomende boekhoudproblemen van zzp’ers zijn misschien dan ook wel herkenbaar voor je:

  • Het bijhouden van de boekhouding kost veel tijd
  • Er is kennis nodig om de boekhouding goed uit te voeren
  • Door de drukte wordt het overzicht in de administratie verloren
  • Er zijn in Nederland en België steeds veranderende regels waar ondernemers rekening mee moeten houden.
  • Als er vragen of onduidelijkheden zijn, moet er zoveel uitgezocht worden 

De bovenstaande factoren spelen bij veel zzp’ers een belangrijke rol bij de keuze of ze de boekhouding zelf willen doen of dit liever uitbesteden aan een boekhouder. Deze laatste optie is om praktische reden vaak verleidelijk maar kostentechnisch misschien een minder interessante keuze.

Waarom ook als zzp’er kiezen voor boekhoudsoftware?

Als startende zzp’ers zul je misschien het gebruik van boekhoudsoftware zien als een kostenpost en je misschien afvragen waarom je hier gebruik van zou moeten maken. Ok, het gebruik van een notitieblokje is uiteraard erg “old school” en erg foutgevoelig maar een Excel bestandje is snel gemaakt en zeker in het begin goed bij te houden als je nog maar weinig facturen te versturen hebt. 

 Het bovenstaande klopt helemaal. Als je een beetje handig bent met Excel kun je met het maken van een paar formules al een praktische boekhoud template maken. In de tijd dat je jouw werkblad hebt samengesteld, heb je ook een geschikt boekhoudprogramma uitgezocht die je op langere termijn toch echt nodig gaat hebben. Als je met je bedrijf wat groter wordt, en dat zal uiteindelijk de bedoeling zijn, zul je merken dat het gebruik van een boekhoudprogramma toch echt veel praktischer is. Het versturen van facturen werkt niet alleen veel efficiënter maar ook de koppeling met andere programma’s en platforms werkt veel handiger. Je kunt heel veel taken automatiseren wat uiteraard essentieel is als je tijd kostbaar is.  

Gebruik maken van een boekhouder én een boekhoudprogramma

Voordat we dieper ingaan op de praktische kant van het gebruik van een boekhoudprogramma, is het goed om even kostentechnisch dieper in te gaan of het in de arm nemen van een boekhouder een interessante optie is. Het is goed om je te realiseren dat de kosten die boekhouders in rekening brengen afhankelijk zijn van de intensiteit van de ondersteuning. Het verschil is heel eenvoudig weer te geven. Als jij als zzp’er ieder kwartaal een zak met bonnetjes over het bureau van de accountant uitstort en hierbij de opdracht geeft om dit uit te zoeken, zal deze persoon jou in ruil zijn factuur geven met hierop een flink bedrag vermeld.

 Op het moment dat jij de administratie op een keurige manier (lees: overzichtelijk) digitaal toestuurt en de boekhouder de opdracht geeft om de belastingaangifte te verzorgen, zal deze persoon hier veel minder tijd aan kwijt zijn en jou een rekening sturen waarop een veel kleiner bedrag staat. Deze bovenstaande voorbeelden zijn uitersten maar komen wel uit de realiteit. Als de eerste optie het dichtst bij jouw werkwijze staat, stop dan met lezen van dit artikel. Dan heb je geen boekhoudprogramma nodig.

In het andere geval heb je wél digitale boekhoudsoftware nodig om je administratie aan te leveren ondanks dat je gebruik maakt van de diensten van een boekhouder. Veel boekhouders werken immers direct vanuit dit programma. Zij kunnen dan op afstand inloggen en daaruit hun werkzaamheden (zoals het uitvoeren van controles en het verzorgen van de belastingaangiftes) verrichten. Uiteraard moet je hen hiervoor toestemming geven en kun je altijd meekijken. Je bent immers altijd zelf verantwoordelijk voor jouw belastingaangifte ook al heb je dit laten verzorgen door iemand anders.
 
Het is overigens verstandig om na te gaan wat de werkwijze is van jouw boekhouder (of van de accountant die je op het oog hebt uiteraard). Er zijn nog altijd ondernemers die regelmatig met een kartonnen doos of een map onder hun armen de accountant bezoeken. Dat is niet meer van deze tijd. Door de moderne mogelijkheden van het online boekhouden doe je jezelf tekort als je de boekhouding op deze (letterlijke) manier uit handen geeft.
 
De meeste boekhouders werken met een vast digitaal boekhoudprogramma. Je bent dan “verplicht” om deze software ook te gebruiken als je gebruik wilt maken van de diensten van de betreffende boekhouder. Dit komt misschien heel dwingend over maar in de praktijk is het ook wel handig. Een boekhouder zal ongetwijfeld goede redenen hebben gehad om voor dit specifieke programma te kiezen en dit tot in detail hebben uitgezocht. Hij of zij moet er immers dagelijks mee werken!

 

De 5 belangrijkste criteria waar een goed boekhoudprogramma aan moet voldoen

Er zijn verschillende factoren waar je een boekhoudprogramma op kunt selecteren. Eigenlijk zijn dit factoren waar het boekhoudprogramma voor jou een voldoende op moet scoren om in aanmerking te komen voor je keuze. Je zult er immers bijna dagelijks hinder van ondervinden als dit niet het geval is. We zetten hieronder de 5 belangrijkste selectiecriteria waar je een goed boekhoudprogramma aan moet voldoen voor je op een rijtje.

  • Functionaliteit
  • Opties waar nu en in de toekomst gebruik van kan worden gemaakt
  • Koppelingen
  • Gebruiksgemak
  • Kosten   

Verschillende soorten boekhoudpakketten

Er zijn veel verschillende soorten boekhoudpakketten waar je voor kunt kiezen. Het belangrijkste verschil zit in de keuze tussen een offline boekhoudpakket of een online optie waarbij je werkt in de cloud (ook wel een SaaS boekhouding genoemd). Een offline boekhoudpakket installeer je op je pc. Online boekhoudpakketten hoef je uiteraard niet te installeren. Het enige wat je hiervoor nodig hebt is internet en een device die je toegang verschaft tot het wereldwijde web.    

De meeste zzp’ers kiezen voor de laatste optie omdat je administratie dan veilig opgeslagen is (data wordt via een beveiligde SSL-verbinding, dus ge-encrypt) verstuurd), je altijd en overal je administratie kan bijhouden en je altijd volledig automatisch je updates krijgt. Dit laatste is enorm handig omdat alleen al de Fiscus regelmatig wat veranderingen in het belastingstelsel doorvoert. Daarnaast is online boekhouden een zeer veilig alternatief en bewaar je jouw administratie eigenlijk altijd volgens de wettelijke termijn zonder dat je allerlei ordners en mappen hoeft op te slaan. Zelfs administratie van een aantal jaren geleden is heel eenvoudig terug te zoeken! 

 

Functionaliteiten van jouw boekhoudprogramma

Je kunt de aanschaf van een online boekhoudsysteem het beste zien als een investering die zichzelf met betrekking tot efficiëntie snel kan terugverdienen. Ieder boekhoudprogramma heeft hiervoor z’n eigen functionaliteiten. Er zijn zelfs pakketten die volledig zijn ingericht voor specifieke handelingen of branches. Tevens zijn er boekhoudpakketten die speciaal ingericht zijn voor gebruik door zzp’ers. Het is van groot belang om te zorgen dat het programma perfect aansluit op je administratieve handelingen. Daarom is het verstandig om eerst specifiek op een rijtje te zetten, welke handelingen je wilt automatiseren. 

Je kunt dit heel praktisch benaderen. Even een paar voorbeelden:

  • Als je online facturen voor je klanten wilt opstellen en versturen moet je zeker voor een facturatiemodule kiezen.
  • Als je betalingsherinneringen automatisch wil laten versturen, kun je niet zonder een debiteurenbeheer module
  • Als webshop kun je kiezen voor een voorraadbeheer en een kassasysteem module.

Uiteraard wil je op ieder moment inzicht hebben in jouw financiële huishouding. Let er bij je keuze voor een geschikt boekhoudpakket wel op welke gegevens je kunt inzien en welke rapporten je kunt exporteren.  

Hieronder een aantal functionaliteiten die misschien wel praktisch voor je kunnen zijn:

  • Scanfunctie voor facturen
  • Automatisch facturen downloaden
  • Bankkoppeling
  • Geïntegreerde BTW aangifte
  • Klanten/ account toegang
  • Geïntegreerde urenadministratie
  • Mogelijkheid om zakelijke kosten in te voeren
  • Rittenregistratie zakelijke kilometers
  • Geïntegreerde ledenadministratie 

 

Boekhoudprogramma’s die meegroeien met het bedrijf

Wat betreft de functionaliteiten kun je kiezen voor een boekhoudprogramma dat een volledige invulling geeft op je (toekomstige) behoeftes op administratief gebied maar je kunt ook de keuze maken voor boekhoudprogramma’s die meegroeien met het bedrijf. Als je kiest voor modulair opgebouwde boekhoudprogramma’s kun je altijd in een later stadium enkele modules toevoegen. Je betaalt dan slechts de meerwaarde voor deze modules. 

Als je niet kiest voor deze laatste constructie, realiseer je dan dat een keuze voor een boekhoudpakket een lange termijn keuze is. Het overzetten van je administratie is uiteraard wél mogelijk maar is niet altijd even praktisch. Er zijn boekhoudpakketten waar je iedere post stap voor stap over moet zetten op je nieuwe voorziening. Dat is zeker wel iets waar je rekening mee moet houden bij het maken van je keuze.

Koppelingen tussen je boekhoudpakket en andere online platforms

Je boekhoudpakket kan een belangrijke bijdrage leveren aan de efficiëntie in je werkprocessen. We schreven eerder over het bijhouden van je administratie in de avonduren en in de weekeinden. Hier ontkom je uiteraard nooit aan, maar je zult flink wat tijd “overhouden” als je met je boekhouding een koppeling kunt maken naar andere online platforms. Denk hierbij aan een factuurprogramma, een platform voor je voorraadbeheer, betalingsplatformen of de site van de Belastingdienst. Met het automatiseren van dit soort processen kun je ervoor zorgen dat offertes automatisch worden omgezet in facturen, dat eventuele periodieke facturen volledig automatisch worden verstuurd en dat debiteuren automatisch een herinnering krijgen als ze te laat zijn met de betaling. Voor deze functionaliteiten moet je uiteraard wel meer betalen maar hiermee maak je het voor jezelf wel een stuk gemakkelijker.

Gebruiksgemak van je boekhoudpakket

Zoals aangegeven is gebruiksgemak ook zeker één van de criteria waar je rekening mee moet houden als je een boekhoudpakket gaat selecteren. Ook hierin kan behoorlijk wat verschil zitten tussen de pakketten. Als eerste is de afkomst wel van belang. Je hebt in Nederland de keuze uit een vrij grote hoeveelheid van kwalitatief uitstekende boekhoudprogramma’s waardoor het eigenlijk niet noodzakelijk is om van een buitenlands programma gebruik van te maken. Dit is niet alleen handig voor de taal maar ook voor de eventuele koppelingen naar het Nederlandse belastingstelsel.

Daarnaast zijn er programma’s waar nauwelijks administratieve kennis voor vereist is en waarbij je bijna intuïtief je administratie kunt bijhouden. Alle te doorlopen stappen spreken voor zich. Het is uiteindelijk belangrijk dat je er op een makkelijke- en vlotte manier mee kunt werken. Je krijgt zelfs een seintje als je eventuele fouten bij het invoeren hebt gemaakt. Dit bespaart je een hoop tijd aan uitzoekwerk! 

Andere pakketten hebben een wat meer gecompliceerde structuur. Hierbij heb je wel degelijk wat boekhoudkennis nodig om je administratie te kunnen doen. Het is zeker van belang om hierop te letten anders gaat je keuze alsnog ten koste van je efficiëntie in werkprocessen en dat wil je als zzp’er nét voorkomen!

In het kader van het gebruiksgemak is het misschien ook wel de moeite waard om de service en support van de diverse opties te vergelijken. Veel zzp’ers hechten waarde aan een 24/7 bereikbare (Nederlands sprekende) helpdesk.   

Een ander punt met betrekking tot gebruiksgemak, zijn de devices waarop je jouw boekhouding kunt bijhouden. Veel boekhoudprogramma’s bieden bijbehorende apps aan die je kunt gebruiken om je administratie ook op je smartphone of je tablet te kunnen bijhouden. Veel zzp’ers ervaren deze mogelijkheid als zeer praktisch. 

Wat is het meest voordelige boekhoudprogramma voor zzp’ers?

Met betrekking tot de prijsstelling van boekhoudprogramma’s is er veel onderscheid waar te nemen. Voor ieder budget is er zeker wel een geschikt boekhoudprogramma beschikbaar. Er zijn, zoals aangegeven, boekhoudpakketten die speciaal zijn gericht op zzp’ers. Je kunt ervan uit gaan dat de gemiddelde kosten voor een boekhoudprogramma tussen de € 10, – en € 40,- per maand liggen maar dit is afhankelijk van welk programma je kiest en de functionaliteiten hiervan. De meeste aanbieders hanteren een maandbedrag en géén eenmalige aanschaf meer.

 Net als op veel andere gebieden is het van belang om ook met betrekking tot de kosten voor het gebruik van je boekhoudpakket te kijken naar langere termijn. Veel aanbieders proberen je te verleiden om van hun pakket gebruik te maken door een aantrekkelijke introductieprijs aan te bieden maar blijken op langere termijn wel de duurdere optie te zijn. Er zijn zelfs boekhoudprogramma’s waarvan je een (proef)periode volledig gratis gebruik van mag maken. Een proefperiode is overigens in de praktijk wel een handige manier om erachter te komen welke keuze het beste bij je past, mits je deze “overeenkomst” wel op tijd opzegt natuurlijk.

 

Het volledig kosteloos gebruik van een boekhoudprogramma klinkt te mooi om waar te zijn en dat is het ook. In de meeste gevallen betreft dit een basispakket waar je de upgrades die je gebruikt er bij moet aanschaffen. Tot slot kun je gebruik maken van een constructie waarbij het eerste aantal boekingen kosteloos zijn en er kosten verbonden zijn aan een intensiever gebruik van het programma.
 
Het is dus lastig vast te stellen wat in de praktijk de meest voordelige boekhoudprogramma is. Zoals je begrijpt is dit sterk afhankelijk van het gebruik hiervan. In dit geval moet je nog één keer het Excel sheet of de blocnote erbij pakken als je de getallen op een rijtje wil zetten. Daarna kunnen deze hulpbronnen opgeborgen worden. Daarna neemt je boekhoudprogramma een groot gedeelte van het rekenwerk van je over. 
 

10 belangrijkste voordelen van online boekhouden

  • Locatie onafhankelijke optie 
  • Digitale facturatie is tijd- én kostenbesparend
  • Koppelbaar met kassa-, klant-, of leveranciersgegevens 
  • Administratie inzichtelijk voor zowel zzp’er als voor een eventuele accountant. Platform- en browser onafhankelijk
  • Een SaaS boekhouding in de Cloud maakt op periodieke basis een automatische back-up van de boekhouding 
  • Een veilige oplossing. Data wordt via een beveiligde SSL-verbinding (ge-encrypt) verstuurd
  • Eventuele updates worden automatisch doorgevoerd
  • Maandelijkse kosten relatief laag 
  • Een online boekhoudpakket kan meegroeien met het bedrijf

Excel of online boekhoudsoftware?

Zoals je leest zijn er diverse boekhoudprogramma’s waar je gebruik van kunt maken om je financiële administratie bij te houden. Je kunt als startende zzp’er ervoor kiezen om gebruik te maken van Excel maar er zijn ook online boekhoudprogramma’s die zeer voordelig (soms zelfs gratis) en eenvoudig in gebruik zijn.  

 Het is uiteraard van groot belang om een goede vergelijking te maken tussen deze opties voordat je een keuze maakt. Zoals aangegeven is het een keuze voor de langere termijn omdat overstappen uiteraard wel mogelijk maar niet praktisch is. Om een goede vergelijking te kunnen maken hebben we alle interessante boekhoudpakketten voor je op een rijtje gezet zodat je een overwogen keuze kunt maken. Uiteraard hebben we de belangrijkste functionaliteiten van de diverse programma’s ook voor je op een rijtje gezet zodat je eenvoudig en snel de boekhoudsoftware kunt onderscheiden die bij je past. Hiermee maken we het zo makkelijk mogelijk voor je. Wij begrijpen immers ook dat je main business op je wacht!  

Wanneer je als zzp’er aan de slag gaat dan houdt dit in dat je ook jouw eigen administratie moet bijhouden. Natuurlijk kun je een boekhouder inhuren, maar zeker in het begin is het voordeliger om dit zelf te doen. Ook is het mogelijk om de boekhouding offline te doen, maar hier gaat vaak veel tijd in zitten. Het kan in besparing zijn waar je spijt van krijgt als je meer in- en uitgaande facturen krijgt.

Bij het vergelijken van alle boekhoudpakketten kun je wel wat hulp gebruiken. Wij helpen je op weg naar een betaalbaar boekhoudpakket, het liefst het goedkoopste en toch het beste boekhoudpakket. Hierdoor bespaar je veel waardevolle tijd die je in jouw bedrijf kan steken.

Aan het doen van jouw online boekhouding zitten enkele belangrijke voordelen. Hierom is het ook zo belangrijk om een goed online boekhoudpakket te vinden.

Als eerste heb je met online boekhoudsoftware overal toegang tot jouw gegevens. Vaak op elk apparaat en op elke plaats. Als je in een cafeetje aan jouw boekhouding wilt werken dan hoef je geen hele administratie mee te slepen want alles staat op jouw laptop. Dit houdt ook in dat je een stuk minder snel administratie kwijtraakt. In een enorme wirwar van papieren wil je nog weleens belangrijke documenten kwijtraken, als alles online staat dan heb je hier geen last van.

Dit puntje sluit aan op het vorige puntje, je hebt namelijk een goed overzicht van jouw boekhouding. Met een handig online boekhoudpakket wordt alles automatisch georganiseerd en kun je alles een stuk sneller vinden wanneer je het nodig hebt. Het verwerken van de boekhouding is ook een stuk makkelijker wanneer het overzichtelijker is geordend.

Mocht je jouw boekhouding uitbesteden aan een boekhouder, dan kan het ook vaak tijd schelen om gezamenlijk in dezelfde boekhoudsoftware te werken. Veel boekhouders bieden de optie aan dat zij een groot deel van de aangifte(s) doen, maar jij bijvoorbeeld wel je eigen in- en verkoopfacturen invult in het boekhoudpakket waar je samen in werkt.

Vaak wel, daarom: Probeer het boekhoudpakket eerst gratis uit! Bij de meeste boekhoudpakketten is het geen enkel probleem om het eerst een week of een maand gratis uit te proberen. Hierdoor weet je precies of je goed met dit pakket overweg kunt en of de boekhoudsoftware alle functies bezit die je nodig hebt. Kijk dit vooraf wél even goed na, voor je direct aan een betaalde versie vastzit.

  • Boekhoudpakket vergelijken? Waar moet je op letten?
  • Overstappen van boekhoudpakket
Gebruiksvriendelijkheid
De gebruiksvriendelijkheid is ontzettend belangrijk, helemaal als je zelf niet zo veel verstand hebt van boekhouden. In boekhoudpakketten heb je als het ware verschillende moeilijkheidsgraden. Het ene boekhoudpakket heeft vele geavanceerde mogelijkheden en het andere is echt geschikt voor de starter met weinig complexiteit. Kijk dus goed naar hoe hij wordt beoordeeld op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en de hoeveelheid functies die het heeft.
Koppelingen van het pakket
Ook kun je kijken naar bepaalde handige koppelingen die kunnen worden gemaakt tussen jouw boekhoudpakket en andere software. Zo kun je jouw boekhoudpakket misschien wel verbinden met de bank of de belastingdienst. Dergelijke koppelingen kunnen jou veel tijd en werk schelen.
Jouw branche
Kijk ook naar de branche waarin je werkt. Liggend aan de branche waarin je werkt kan een boekhoudpakket jou juist extra veel helpen of onnodige functies hebben. Er bestaan zelfs branche-specifieke boekhoudpakketten die erg handig kunnen zijn voor bepaalde branches. Als dit voor jouw branche aanwezig is dan is dit sowieso het uitproberen waard.
Klaar voor groei?
Waarschijnlijk ga je ervan uit dat jouw bedrijf uiteindelijk gaat groeien en dat je de boekhouding dus wellicht kunt uitbesteden. Het is handig als het boekhoudpakket dat je nu kiest is voorbereid op deze groei. Het zou dus mogelijk moeten zijn om de boekhouding met hetzelfde pakket later uit te besteden aan een boekhouder. Meekijksoftware is hierbij vaak handig. Zo kan jij alsnog meekijken met de boekhouding ondanks dat hij is uitbesteed aan een professionele boekhouder.
Data exporteren
Het overstappen naar een ander boekhoudpakket is vaak goed mogelijk. Veel online boekhoudpakketten bieden de optie om al jouw gegevens te laten exporteren. Zo kun je die weer makkelijk uploaden in jouw nieuw online boekhoudpakket.
Einde boekjaar
Wel is het vaak handig om over te stappen aan het begin van een nieuw boekjaar. Zo heb je het vorige boekjaar afgerond en kun je hier vers beginnen. Ook voorkom je ermee dat je de helft in het ene boekhoudpakket staat en de andere helft in andere boekhoudsoftware. Dit moet je dan gaan combineren tot één, wat veel tijd kan kosten.