boekhoudpakket aanschaffen of niet

Waarom wél of juist niet een boekhoudpakket nemen?

Het is de vraag die elke zzp’er zichzelf stelt als hij start met zijn bedrijf: zal ik wel of geen boekhoudpakket nemen? Ook zzp’ers die al wat langer actief zijn, vragen het zich van tijd tot tijd opnieuw af. Soms ook komt de vraag van een ander: een vriend of een collega-zzp’er. Anderen komen juist met een goedbedoeld advies. Eén ding is zeker: de situatie is voor iedereen verschillend. We zetten graag voor jou op een rij waarom jij wel of niet een boekhoudpakket zou moeten nemen. De beslissing neem je uiteraard zelf.

Boekhouden

Het is niet de meest favoriete bezigheid van veel ondernemers, inclusief zzp’ers: de boekhouding doen. De één besteedt het uit, de ander doet het liever zelf (ook vanwege de kosten), maar meestal met tegenzin. Veel ondernemers schuiven het ook voor zich uit. Als kleine ondernemer kan je prima in Excel je administratie houden, maar dat heeft uiteraard beperkingen. Een boekhoudpakket maakt het jou in dat opzicht wat makkelijker, omdat er ‘achter de schermen’ van alles gebeurt wat je niet ziet (en jij dus niet zelf hoeft te doen). Als je al je inkomsten en opbrengsten, kosten en uitgaven, en btw op de juiste manier registreert, komt er bijna als vanzelf een balans en een verlies- en winstrekening tot stand. De belastingaangifte voor je omzetbelasting is dan ook bijna een fluitje van een cent.


Hoeveelheid

Volgens ons is vooral hoeveelheid een belangrijke factor. Verstuur je drie facturen per jaar of honderd? Ontvang je zelf tien nota’s of vijftig? Hoe meer facturen, des te meer je moet registreren. Excel kan dus een prima alternatief zijn voor een boekhoudpakket, maar dat gaat vooral op bij een klein aantal mutaties. Als je jaarlijks, en steeds tijdelijk, voor een paar klanten werkt, stuur je wellicht maar twintig facturen per jaar. De bedragen kan je in Excel simpelweg onder elkaar zetten. Je maakt een aparte kolom voor de btw én een kolom voor het factuurbedrag zonder btw. Dat is immers jouw echte omzet, waarover je ook belasting gaat betalen. Je doet exact hetzelfde voor de inkomende facturen, die waarschijnlijk ook op de vingers van één hand te tellen zijn. Met een beetje geluk krijg je alles op één blad en heb je de boekhouding van een jaar al bijna klaar.

Het wordt een compleet ander verhaal als je veel kleine opdrachten hebt en dus ook veel facturen verstuurt. In dat geval voegt een boekhoudpakket echt iets toe. Het wordt een stuk overzichtelijker, je kan bijvoorbeeld met één druk op de knop een overzicht maken (over een periode of van een bepaald soort omzet). Met veel pakketten kan je ook facturen maken, debiteuren makkelijker bewaken en heel eenvoudig je belastingaangifte doen.

Zelf doen of laten doen

Er is nog een tussenweg. Als je zelf niet handig bent met computers én totaal geen boekhoudkundige kennis hebt, zou je iemand kunnen vragen. Dat hoeft geen accountant te zijn, zo moeilijk is een boekhouding van een klein bedrijfje niet. Wellicht wil een goede vriend of een familielid tegen een kleine vergoeding jouw boekhouding voeren. Uiteraard moet het iemand zijn die je jouw financiële bedrijfsgegevens toevertrouwt.


Kosten

Als je overweegt een boekhoudpakket aan te schaffen, dan is er goed nieuws: er zijn gratis varianten. Wel is het zo dat je dan meestal na een bepaalde periode maandelijks een klein bedrag betaalt. Maar een overzichtelijke administratie is die kleine investering wel waard. In die gratis periode kan je het pakket dan mooi uitproberen.

Investeringen en btw

Over investeringen gesproken: je boekhouding wordt iets ingewikkelder als je regelmatig investeringen doet. We hebben het hier over bedrijfsmiddelen die je niet in één keer als kosten boekt (wel als uitgaven omdat je de factuur betaalt) maar met jaarlijkse afschrijvingstermijnen.

Als je internationaal werkt en ook over de grens prestaties levert of ontvangt, kan het btw-verhaal voor jouw business opeens een stuk ingewikkelder worden. Dit kan een extra reden zijn om al jouw mutaties vast te leggen in een boekhoudpakket. Hiermee voorkom je dat er bij de btw-aangifte niet meer uit komt. Het is trouwens ook aan te raden om in dat geval iemand te raadplegen of je er op de juiste manier mee omgaat. Je wil immers voorkomen dat blijkt dat de Belastingdienst een andere zienswijze heeft dan jij.


Inzicht

Als je graag inzicht hebt in waar je omzet precies vandaan komt en waar je geld aan uitgeeft, voegt een boekhoudpakket echt iets toe. Stel dat je als ondernemer verschillende producten of diensten aanbiedt, dan is het prettig om te zien wat ze jou los van elkaar opleveren. Maak je allerlei verschillende kosten, dan kan je met een boekhoudpakket heel eenvoudig een overzicht, rapportage of analyse maken. Tevens kan je weken, maanden en jaren makkelijk met elkaar vergelijken. Op die manier krijg je steeds meer inzicht in en grip op je bedrijf.

We wensen je succes met je keuze!

Deel dit artikel nu via :