Een rittenregistratie bijhouden als zzp'er voor jouw privé-auto? Het is dé manier om bijtelling te voorkomen voor een zakelijke auto, en helpt je overzichtelijk te berekenen welke kilometerkosten je kunt declareren. Het is daarom een misverstand dat de registratie van ritten er alleen is voor zzp'ers met een auto die ze zakelijk kopen.
Het klopt dat een km-registratie voor een privé-auto minder strikt is dan bij een zakelijke auto. Met een auto in privé dien je aan te tonen welke ritten je maakte, maar is dat niet bedoeld om bijtelling te voorkomen. Er is alleen sprake van bijtelling als je de auto zakelijk koopt en daar vervolgens ook privé gebruik van maakt. Wil je bijtelling voorkomen? Dan moet je met de registratie van ritten aantonen dat je minder dan 500km per jaar privé rijdt.
Los daarvan kun je ook een rittenregistratie voor jouw privé auto gebruiken. Je kunt daarmee aantonen welke ritten je zakelijk maakte, zodat je daar de kilometervergoeding voor kunt ontvangen. Die breng je zelf in rekening bij je eigen bedrijf, zodat je privé compensatie ontvangt voor de kosten die je maakt voor jouw bedrijf.
👉 Iets voor jou? Vind hier de beste rittenregistratie app's →
Wat is een rittenregistratie?
Een km-registratie voor een privé-auto is niets anders dan een overzicht van de ritten die je maakte. Houd daarvoor een aantal gegevens bij:
Vertrekadres
Het is voor iedere zakelijke rit met een privé-auto belangrijk om aan te geven vanaf waar je vertrekt. Dat kan thuis zijn, bij jou op kantoor of bij een klant als je op doorreis bent. Noteer het adres vanaf waar je de rit begint om de afstand te kunnen berekenen.
Aankomstadres
Noteer ook altijd het adres waar je naartoe gaat. Ook dat kan een klant zijn, jouw eigen kantoor of je eigen thuisadres, bijvoorbeeld als je aan het eind van de dag terugrijdt. Je berekent de afstand tussen het vertrekadres en aankomstadres.
Let op: het is niet genoeg om de plaatsnaam aan te duiden, zorg voor de werkelijke adressen vanaf waar je vertrekt en waar je aankomt.
Aantal kilometers
Bereken het aantal kilometers tussen het vertrek- en aankomstadres. Op die manier bereken je de afstand van een enkele reis. Reis je meteen daarna weer terug? Neem ook de omgekeerde rit op in je rittenregistratie voor een privé-auto.
Rijd je vanaf jouw adres thuis naar een klant 35 kilometer verderop, om daarna weer terug te keren naar huis? Neem twee keer een rit van 35km op in de registratie, waarbij je steeds het vertrek- en aankomstadres invult. De twee keer 35 kilometer is goed voor een vergoeding van €13,30, en is daarmee zeer de moeite waard.
Zakelijk of privé
Tenslotte is het voor alle ritten belangrijk om aan te geven of je die zakelijk of privé maakt. De zakelijke ritten kun je op basis van de rittenregistratie vanuit je bedrijf laten vergoeden. De privé-ritten kun je gebruiken om aan te tonen hoeveel btw je mag verrekenen.
Btw verrekenen met rittenregistratie
Een rittenregistratie voor zzp'ers met een privé-auto is namelijk om nog een reden heel interessant. Je kunt de gereden kilometers laten vergoeden door je eigen bedrijf, door per kilometer €0,19 aan zakelijke kosten in rekening te brengen. Dat is echter niet alles, omdat je ook een deel van de btw over onderhoudskosten en bijvoorbeeld brandstof mag verrekenen.
Voor de verrekening van de btw heb je de km-rittenregistratie voor jouw privé-auto nodig. Stel dat je jaarlijks 15.000 kilometer rijdt en je daarvan 11.000 kilometer zakelijk rijdt. Dat betekent dat de ritten in 73% van de gevallen een zakelijk karakter hebben. Je mag de btw die je betaalt over onderhoud, brandstof en reparaties voor 73% verrekenen in je btw-aangifte. Laat je een servicebeurt voor jouw auto uitvoeren en kost dat je €450? Je betaalt het bedrag privé. Ondertussen mag je 73% van de btw zakelijk opvoeren als voorbelasting in de btw-aangifte. Je kunt op de factuur nagaan wat het totale bedrag aan btw is, bijvoorbeeld €94,50 bij 21 procent over het bedrag van €450. Je mag dan 73% van €94,50 aan btw verrekenen, goed voor €68,99 aan voorbelasting.
Je dient met een rittenadministratie voor jouw privé-auto aan te tonen hoeveel ritten je privé maakt en welke kilometers je zakelijk rijdt. Je hebt daarmee de kans om zakelijk btw te verrekenen, voor het deel dat je zakelijk met de auto rijdt. Op die manier ontvang je een vergoeding per kilometer en hoef je niet de volledige btw privé te betalen.
Manieren om een rittenregistratie bij te houden
Een ondernemer kan de rittenregistratie makkelijk zelf bijhouden. Het enige wat nodig is, is een aantal uur per maand, discipline en nauwkeurigheid om fouten zoveel mogelijk te voorkomen. De verschillende manieren om een goede rittenregistratie bij te houden zijn:
- Handmatig in een schrift: Dit is een zeer ouderwetse wijze om de rittenregistratie bij te houden en wordt tegenwoordig amper nog gebruikt aangezien fouten makkelijk kunnen plaatsvinden en dit een tijdrovend proces is.
- Handmatig in Excel: Ook het gebruiken van Excel is een populaire en goedkope keuze, vooral als de ondernemer vaker dezelfde rit maakt. De sheet moet wel regelmatig worden bijgehouden om belangrijke gegevens niet te vergeten.
- Via software: Een ondernemer kan ook software gebruiken voor het bijhouden van de rittenregistratie. Dit gebeurt allemaal automatisch.
- Via een boekhoudprogramma: Met een goed boekhoudpakket kan de ondernemer ook een rittenregistratie opzetten en bijhouden.
- Via een GPG of kilometerregistratiesysteem: De rittenregistratie kan automatisch via een GPG of kilometerregistratiesysteem in de auto worden bijgehouden.
De boetes
Als een ondernemer onterecht gebruik maakt van de Verklaring geen privé auto, dan is de deze hoofdelijk aansprakelijk voor de gevolgen hiervan. De ondernemer moet alsnog aan de bijtelling voldoen en kan daarnaast een enorme boete verwachten van de Belastingdienst. De twee soorten boetes die hierbij komen kijken zijn:
- Verzuimboete: Een verzuimboete wordt gegeven wanneer een bijtelling vanwege privé gebruik van de auto van de ondernemer onterecht plaats heeft gevonden. Het gaat om 80% van het wettelijk minimum van €5.278. Deze boete kan verder op blijven lopen tot 100%.
- Vergrijpboete: Een vergrijpboete wordt gegeven wanneer er sprake is van grove schuld of grove opzet. De boete bedraagt 40% van het naheffingsbedrag en kan bij opzet oplopen tot 80%. Als de rittenregistratie niet in orde is, kan deze boete tot 100% oplopen.
Veelgestelde vragen:
Welke gegevens zijn allemaal van belang voor een sluitende rittenregistratie?
Een ondernemer moet van elke rit gegevens bijhouden zoals de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het adres van vertrek en van aankomst, de gereden route, het aantal kilometers (zakelijk en privé) en de aard van de rit.
Wat zijn de manieren om een rittenregistratie bij te kunnen houden?
Het bijhouden van een goede rittenregistratie neemt niet meer dan 2 tot 4 uur per maand in beslag. De ondernemer kan dit zowel handmatig doen of door gebruik te maken van andere programma’s zoals een rittenregistratiesysteem of een boekhoudpakket.
Hoe lang moet een ondernemer de gegevens van de rittenregistratie bijhouden?
Een ondernemer is wettelijk verplicht om een bewaartermijn aan te houden van minimaal 7 jaar. Het kan namelijk gebeuren dat de Belastingdienst vraagt om gegevens uit de rittenregistratie, anders kan het niet bijhouden van een rittenregistratie een flinke boete opleveren.
Is het mogelijk om een rittenregistratie af te kopen bij de Belastingdienst?
Ja, een ondernemer kan een rittenregistratie eenvoudig bij de Belastingdienst in Nederland afkopen door een vast bedrag te betalen. Dit betekent niet dat het goedkoper is dan zelf een rittenregistratie op te zetten en regelmatig bij te houden.
Gemiddeld genomen is het voordelig om als zzp'er een privé-auto te rijden als de auto ouder dan 2 en jonger dan 15 jaar is. Vind je het zelf lastig om de keuze te maken uit zakelijk of privé? Twijfel dan niet om op contact te zoeken met een erkend adviseur.
