Kosten aftrekken als zzp'er: wat is aftrekbaar?

Benieuwd naar aftrekbare kosten voor zzp'ers? Je kunt meer kosten aftrekken dan je misschien zou denken. Welke kosten er aftrekbaar zijn bepaalt de Belastingdienst. In de basis moet het gaat om kosten die je zakelijk maakt, zodat jij je werk goed kunt doen. Aftrekbare kosten voor zzp'ers helpen jouw winst te verlagen. Als ondernemer wil je misschien een hoge winst maken, maar voor de belasting is het prettiger als die lager blijft. Een lagere winst betekent minder inkomstenbelasting, zodat je onder de streep meer overhoudt. Aftrekbare kosten helpen je de winst laag te houden, omdat je de kosten mag aftrekken van de winst die je maakt.

10 aftrekposten voor zzp'ers

We zetten de aftrekbare kosten voor zzp'ers voor je op een rij. De volgende 10 posten zijn (gedeeltelijk) aftrekbaar:

• Telefoonkosten
• PC, laptop, tablet en smartphone
• Lunches en representatie
• Studiekosten
• Literatuur
• Werkkleding
• Aktetassen
• Auto- en OV-kosten
• Aanloopkosten

Telefoonkosten aftrekken als zzp'er

Telefoonkosten behoren tot de aftrekbare kosten voor zzp'ers, als je zakelijk gebruik maakt van de telefoon. Dat laatste is belangrijk, omdat je een privé telefoon- en internetabonnement niet mag aftrekken. De meerkosten die je zakelijk maakt mag je wel aftrekken.

Het is in de praktijk lastig om vast te stellen wat de ‘meerkosten’ voor zakelijk gebruik zijn, zeker als je een telefoon- en/of internetabonnement met onbeperkte mogelijkheden hebt. Je mag dan rekenen met een percentage voor zakelijk gebruik. Werk je dagelijks 8 uur zakelijk met gebruik van internet en surf je 2 uur per dag privé? Dan is 80 procent van je internetabonnement zakelijk, dus mag je dat percentage van de kosten zakelijk aftrekken.

Een tweede abonnement voor internet en/of telefonie dat je alleen zakelijk gebruikt is altijd volledig aftrekbaar. Een mobiele telefoon en de telefoonkosten zijn als zzp'er aftrekbaar als je daar minimaal 10 procent zakelijk gebruik van maakt.

PC, laptop, tablet en smartphone aftrekken als zzp'er

Koop je een PC, laptop, tablet of smartphone? De kosten daarvoor zijn aftrekbaar als het apparaat noodzakelijk is voor je werk. Gaat het niet om een noodzakelijke aanschaf? Indien je er minimaal 90 procent van de tijd zakelijk gebruik van maakt is de aanschaf aftrekbaar.

Let op: koop je een apparaat voor meer dan €450, exclusief btw? De Belastingdienst ziet het dan als een investering. Dat betekent dat je het apparaat moet ‘activeren’ op de balans. Je neemt de aanschaf op de balans op, om die in de komende jaren af te schrijven. De jaarlijkse afschrijving kun je als kosten aftrekken voor de winst.

Werkkleding aftrekken als zzp'er

Kleding is niet aftrekbaar als zzp'er, maar werkkleding vormt daarop een uitzondering. Het gaat om kleding die je bijna uitsluitend tijdens werktijd kunt dragen. Is het kleding die je ook buiten werktijd kunt dragen? Het is werkkleding als je die voorzien van een logo of andere beeldmerken die minimaal 70cm2 groot zijn.

Aktetassen aftrekken als zzp'er

Welke kosten aftrekbaar zijn als zzp'er kun je in veel gevallen zelf aanvoelen. Een gewone tas is dat bijvoorbeeld niet, maar een aktetas om jouw laptop en papieren mee te kunnen nemen naar klanten is dat wel. Ze behoren tot de aftrekbare kosten voor zzp'ers, omdat je zakelijke aankopen moet doen om jouw werk uit te kunnen voeren.

Lunches en representatie aftrekbaar als zzp'er

De kosten voor lunches en representatie zijn gedeeltelijk aftrekbaar voor zzp'ers. Het kan gaan om zakenlunches, zakendiners en consumpties tijdens een dienstreis of tijdens overwerk. Je hebt de keuze uit twee systemen. Je mag 80% aftrekken van alle kosten voor voedsel, drank, genotmiddelen, etc. Als je 100% wilt aftrekken mag dat vanaf een bedrag van €4.500 per jaar.

Let op: een broodje of lunch tussen de middag geldt als privékosten en is dus niet aftrekbaar.

De gedeeltelijke aftrek geldt voor lunches en diners, net als voor representatiekosten. Je kunt dan denken aan recepties, bijeenkomsten met relaties en relatiegeschenken die je uitdeelt om jouw werk goed te kunnen doen.

Auto- en OV-kosten aftrekken als zzp'er

Maak je kosten om naar een klant te reizen? Als je dat doet met het OV mag je die kosten aftrekken. Je kunt de kosten exclusief btw ten koste brengen van de winst die je maakt. De btw mag je aftrekken op basis van het lage tarief, ook als dat niet wordt vermeldt op het kaartje dat je koopt.

Rijd je een auto, zakelijk of privé? In de beide gevallen is er sprake van aftrekbare kosten voor zzp'ers. Welke kosten aftrekbaar zijn hangt af van of je de auto zakelijk of privé koopt en de manier waarop je er gebruik van maakt voor jouw onderneming.

Studiekosten aftrekbaar

Volg je een studie om jezelf als zzp'er te ontwikkelen? In een aantal gevallen mocht je studiekosten aftrekken als zelfstandige. De aftrek ging verder dan die voor particulieren in de aangifte inkomstenbelasting. Met name als ICT-er en binnen de HR krijg je regelmatig te maken met hoge studiekosten. Sinds 2018 zijn studiekosten helaas niet meer aftrekbaar voor zzp'ers. Je kunt nog wel gebruik maken van de reguliere aftrekmogelijkheden voor jou als particulier. Dat doe je tijdens de aangifte inkomstenbelasting, buiten de cijfers van je bedrijf om.

Literatuur aftrekken

Koop je literatuur voor je werk? Die aankopen zijn 100 procent aftrekbaar. Houd er rekening mee dat het moet gaan om vakliteratuur, die goed aansluit bij het werk dat je doet. Kosten voor algemene literatuur mag je niet aftrekken als zzp'er.

Aanloopkosten aftrekbaar?

Maakte je kosten voordat je startte met je bedrijf? De kosten uit de 5 jaar voorafgaand aan de start mag je aftrekken, als het gaat om zakelijke uitgaven. Zet op een rij welke kosten je wilt aftrekken en zorg ervoor dat je de bonnetjes daar nog van hebt. Op die manier kun je de aanloopkosten aftrekken, omdat je ze maakte zodat je jouw bedrijf kon starten.

De werkruimte thuis aftrekken

Indien de zzp’er gebruik maakt van een werkruimte thuis, dan kunnen de kosten die hierbij komen kijken onder bepaalde voorwaarden zakelijk aftrekbaar zijn. In hoeverre deze kosten aftrekbaar zijn, is afhankelijk van de ruimte. Als het gaat om een zelfstandige werkruimte en als de zzp’er zich aan de verdiensteneisen houdt, dan mogen de kosten in aftrek gebracht worden. Om de werkruimte aan een derde te mogen verhuren moet de zzp’er zorg dragen voor een eigen ingang en eigen sanitair voor de werkkamer. Een andere eis om de werkruimte thuis af te mogen trekken is dat meer dan 70% van de winst behaald wordt vanuit de werkruimte. Daarnaast moet 30% van het winstbedrag aan het werken in de werkkamer toe te rekenen zijn. Dit geldt niet alleen voor werkruimten in koopwoningen, maar sinds 2017 geldt dit ook voor huurwoningen inclusief de servicekosten daarvan. Hoeveel er betaald moet worden voor het inrichten van deze werkkamer sluit nauwkeurig aan bij de zakelijke kosten van de werkkamer zelf, wat dus betekent dat als de kosten van de werkkamer zelf niet aftrekbaar zijn dat dit ook voor de inrichting geldt. Daarnaast is het vermogen van de zzp’er zeer belangrijk om de aftrek te bepalen.

Niet aftrekbare kosten

Alleen kosten die een zakelijke aard hebben kunnen worden afgetrokken. Privé kosten van de zzp’er vallen onder niet aftrekbare kosten voor de inkomstenbelasting. Bepaalde kosten zijn door de wetgever specifiek als niet aftrekbaar vermeld, waaronder:

• De standsuitgaven van een onderneming. Denk onder andere aan het kopen van een maatpak voor het attenderen van zakelijke representatieve gelegenheden. De aanschaf van dergelijke zaken zijn ook onder zakelijke omstandigheden niet aftrekbaar voor de inkomstenbelasting.
• Geldboetes die een zzp’er heeft ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan verkeersboetes of boetes van de Belastingdienst.
• Kosten voor de persoonlijke verzorging van de zzp’er

Veelgestelde vragen:

Wat is het voordeel dat bij aftrekbare kosten voor zzp’ers komt kijken?

De uitgaven van de zakelijke kosten kunnen in vermindering worden gebracht op de gemaakte winst van de onderneming. De inkomstenbelasting wordt over het winstbedrag berekend, dus hoe hoger de zakelijke kosten des te minder inkomstenbelasting er betaald moet worden.

Zijn de aanloopkosten die een zzp’er maakt tijdens de start van het bedrijf fiscaal aftrekbaar?

Als de zzp’er kan aantonen dat de aanloopkosten daadwerkelijk gemaakt zijn om de onderneming te starten, dan mogen de zakelijke kosten in aftrek worden gebracht. Denk bijvoorbeeld aan de inschrijving bij de KvK, reiskosten en telefoonkosten.

In hoeverre is werkkleding fiscaal aftrekbaar voor de btw en de inkomstenbelasting?

Als aan de werkkleding duidelijk te zien is dat het gaat om zakelijke kleding van de onderneming, bijvoorbeeld door te kijken naar de uiterlijke kenmerken, dan is de werkkleding volledig aftrekbaar voor zowel de btw als de inkomstenbelasting.

Zijn verblijfkosten fiscaal aftrekbaar voor zzp’ers?

Ja, verblijfkosten van zzp’ers zijn volledig af te trekken. Dit geldt voor zowel de btw als de inkomstenbelasting. Het gaat hierbij wel expliciet om kosten zoals overnachtingen, geen consumptiekosten. Consumptiekosten zijn slechts beperkt aftrekbaar mits er aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan volgens de Belastingdienst.