Welke eisen gelden er voor mijn ZZP boekhouding?

De boekhouding voor ZZP-ers moet aan een aantal eisen voldoen. Eisen die de Belastingdienst stelt, om die goed te kunnen controleren. Er gelden zowel specifieke als algemene eisen, die jou samen verplichten om de administratie netjes bij te houden.

 

De Belastingdienst vraagt bijvoorbeeld om een ‘deugdelijke administratie’, op een manier die ‘controlerende belastingmensen snel inzicht kan geven’. Hoe je daar in de praktijk mee omgaat ben je tot op zekere hoogte vrij in. Wel dien je alle administratie minimaal 7 jaar (10 jaar voor onder andere onroerend goed) te bewaren, zowel op papier als elektronisch. Dit geldt ook voor agenda’s, notaties, bankafschriften, kassabonnen, contracten, et cetera.

 

Er gelden een aantal verplichtingen voor de boekhouding, waar jij als ZZP-er mee te maken hebt. Om aan die verplichtingen te voldoen kun je zelf de boekhouding doen of die uitbesteden. Wij zetten de mogelijkheden oor je op een rij, bijvoorbeeld aan de hand van een boekhoudprogramma in de cloud. We laten je aan de hand van 5 belangrijke onderdelen zien waar je mee te maken krijgt om netjes aan de eisen te voldoen.

 

Boekhouding: welke verplichtingen gelden er?

De verplichting vanuit de Belastingdienst is in eerste instantie heel algemeen: een deugdelijke administratie die het makkelijk maakt om die te controleren. Meer specifiek dien je 5 belangrijke onderdelen bij te houden, zoals een grootboekadministratie. Als je er nog verder induikt ontdek je de verplichtingen die er gelden voor facturen die je maakt, omdat daarop ook specifieke gegevens aanwezig moeten zijn. Uiteindelijk zijn alle eisen voor de ZZP boekhouding erop gericht om goed inzicht te bieden in de financiële situatie van jouw eigen bedrijf.

 

Het is een verplichting vanuit de Belastingdienst om daarvoor te zorgen. Toch heb je er ook zelf voordeel van. Met een administratie die netjes aan de eisen voldoet creëer je inzicht in de inkomsten en uitgaven. De boekhouding houd je daarom niet alleen bij voor de Belastingdienst, je hebt er ook zelf veel aan als je dat goed doet.

eisen boekhouding zzp

Zelf doen of uitbesteden: de mogelijkheden

Een goede boekhouding die aan de eisen voldoet kun je zelf bijhouden, maar je kunt dat ook uitbesteden. Door de administratie uit te besteden heb je daar veel minder omkijken naar en kun je vertrouwen op de kennis en kunde van een boekhouder of accountant.

 

Houd er aan de andere kant rekening mee dat je minder met de financiële gegevens bezig bent, dus je zal meer moeite moeten doen om de inkomsten en uitgaven bij te houden. Je voorkomt op die manier dat je het contact met jouw financiële prestaties verliest. Als je de boekhouding zelf bijhoudt ben je daar meer mee bezig, maar zal je er ook kostbare tijd aan moeten besteden.

Boekhoudprogramma’s in de cloud

Veel ZZP-ers maken gebruik van een boekhoudprogramma, vaak in de cloud. Het is een programma dat je helpt om de administratie te doen, met verschillende handige functies. Vanuit de cloud heb je altijd toegang tot jouw administratie, waardoor het niet meer nodig is om daarvoor software te installeren op een computer.

 

Het boekhoudprogramma (in de cloud) is voor veel ZZP-ers een alternatief voor het boekhouden in Excel. Wil je zelf de administratie doen? Excel is gratis (als je het Office-pakket toch al nodig hebt). Een boekhoudprogramma kost je maximaal een paar tientjes per maand. Veel ZZP-ers die een boekhoudprogramma gebruiken besparen daarmee veel tijd, omdat de software een aantal taken voor ze kan doen die je in Excel handmatig zou moeten uitvoeren.

5 belangrijke onderdelen van de boekhouding voor ZZP-ers

Er gelden specifieke eisen voor de boekhouding van jou als ZZP-er. Daar kun je zelf voor zorgen of dat kun je aan een boekhouder of accountant overlaten. In de beide gevallen moeten de volgende onderdelen in ieder geval deel uitmaken van de administratie:

 

  • Grootboekadministratie
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Loonadministratie
  • Voorraadadministratie

Grootboekadministratie

Dit is een verzameling met ‘verzamelmappen’, waarin de inkomsten en uitgaven op een rij staan. Het gaat bijvoorbeeld om de geleverde producten of diensten, de bankrekeningen en de autokosten of telefoonkosten. Door deze onderwerpen te groeperen met een nummer in de administratie ontstaat er een helder overzicht. Het nummer is het grootboekrekeningnummer. Het grootboek kun je zien als een overkoepelende laag over de administratie.

Debiteuren- en crediteurenadministratie

Dit is het overzicht van verkoopfacturen aan klanten en inkoopfacturen van leveranciers. Hierin zorg je voor een overzicht met per klant of leverancier de bedragen, openstaande posten, btw, et cetera. De gegevens hiervan zijn afkomstig uit de in- en verkoopadministratie die je bijhoudt.

In- en verkoopadministratie

Dit onderdeel van de boekhouding gaat over de inkoopfacturen die je ontvangt en de verkoopfacturen die je verstuurt. Verkoopfacturen stel je op als je producten of diensten verkoopt. Zodra je zakelijke inkopen doet ontvang je daarvoor een inkoopfactuur.

 

De verkoopfacturen die je aanmaakt moeten aan een aantal eisen voldoen. Met een voorbeeld kom je er snel achter waar de factuur aan moet voldoen en welke handige tips je daar bij kunt gebruiken.

 Loonadministratie

Heb je een eenmanszaak met personeel, en ben je dus geen ZZP-er? Als je personeel in dienst hebt dien je ook een loonadministratie bij te houden. Zolang je werkt als Zelfstandige Zonder Personeel (ZZP) hoef je hier niet voor te zorgen.

 Voorraadadministratie

Lever je producten of goederen en houd je die op voorraad? Je moet een voorraadadministratie bijhouden. Je dient minstens één keer per jaar de voorraad te inventariseren en de waarde daarvan op te nemen in de boekhouding. Zodra je meer in- en verkoopt is het de moeite waard om de voorraad automatisch bij te laten houden door een boekhoudprogramma.

 

Werk je als dienstverlenende ZZP-er en verkoop je geen goederen of producten? Dan hoef je geen voorraadadministratie bij te houden, zodat je hier geen omkijken naar hebt.

 

Benieuwd welke eisen er specifiek gelden voor jouw ZZP boekhouding? Boekhouders geven je graag aan wat voor jou belangrijk is, zodat je geen essentiële zaken over het hoofd zal zien. Een gerust gevoel, omdat je netjes voldoet aan de verplichtingen die de Belastingdienst stelt.