Onderdelen ZZP administratie: waar moet ik voor zorgen?

Welke onderdelen van de ZZP administratie zijn belangrijk? De Belastingdienst vereist een aantal verplichte onderdelen, waarmee je kunt zorgen voor de verplichte ‘deugdelijke administratie die zich makkelijk laat controleren’. Wij zetten die onderdelen voor je op een rij en leggen je uit waar je voor moet zorgen.

 

Verplichte onderdelen ZZP administratie

De Belastingdienst stelt een aantal onderdelen verplicht binnen de ZZP administratie. Het gaat om de basisgegevens voor de boekhouding, waar je in ieder geval voor zal moeten zorgen. Dat mag via een boekhouder, in een boekhoudprogramma, in Excel of volledig handmatig. De manier waarop je de zaken bijhoudt maakt niet uit, zolang je daarmee maar zorgt voor een deugdelijke administratie die makkelijk gecontroleerd kan worden. Zorg in ieder geval voor de volgende onderdelen:

 

Grootboekadministratie

Dit is de overkoepelende laag over de volledige administratie. Het is de groepering van verschillende posten in de administratie, zoals de in- en verkoopfacturen of de bankrekeningen. Iedere groepering krijgt een eigen nummer, wat de grootboekrekening daarvan is. Samen vormen de groeperingen de volledige administratie.

 

Debiteuren- en crediteurenadministratie

Het is een overzicht van jouw klanten (debiteuren) en leveranciers (crediteuren). Per klant en leverancier dien je bij te houden van wie je nog geld moet ontvangen en wie je aan de andere kant nog bedragen schuldig bent. Dat doe je in combinatie met de in- en verkoopfacturen, die je bijhoudt in de in- en verkoopadministratie.

 

In- en verkoopadministratie

Dit is het onderdeel van de ZZP administratie waarin je de inkoopfacturen van leveranciers verzamelt, net als de verkoopfacturen aan klanten. Je zorgt voor een helder overzicht van de beide soorten facturen, waarvan je bovendien bijhoudt welke er al wel en welke er nog niet zijn betaald.

 

Voorraadadministratie

Verkoop je goederen of producten? Dan ben je verplicht om minimaal één keer per jaar in kaart te brengen wat de voorraad op dat moment is. Lever je diensten als ZZP-er? Dan hoeft dit onderdeel geen deel uit te maken van jouw ZZP administratie.

 

Loonadministratie

Als ZZP-er werk je zelfstandig en zonder personeel. Je hoeft geen loonadministratie bij te houden, een verplichting die wel geldt voor andere ondernemers die personeel in dienst hebben.

grootboekadministratie, debiteuren en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie, loonadministratie

Administratie opzetten: stap voor stap

Het opzetten van een administratie bestaat uit een aantal stappen. Er komt veel op je al als zelfstandige, dus het is verstandig om dit stap voor stap aan te pakken.

 

Begin met het openen van een zakelijke rekening. Daarop kun je de betalingen van klanten ontvangen. Tegelijkertijd kun je de rekening gebruiken om zakelijke betalingen aan leveranciers te doen. De zakelijke rekening voorkomt dat zakelijke en privé-betalingen door elkaar lopen, waardoor je makkelijk het overzicht kwijt zou raken.

 

Bepaal vervolgens of je de administratie voor ZZP-ers zelf wilt doen of dat je die liever wilt uitbesteden. Als je er zelf voor wilt zorgen is het verstandig om een boekhoudprogramma te kiezen. Dat bespaart veel tijd en helpt fouten te voorkomen. Zorg er tenslotte voor dat je alle onderdelen van de administratie goed begrijpt, zodat je het voor jezelf makkelijker kunt maken om de belangrijke gegevens bij te houden.

Zorgvuldigheid: tips voor 5 papieren bakken

Hoe je ook wilt zorgen voor de ZZP administratie, het is belangrijk om zorgvuldig om te gaan met alle belangrijke onderdelen. Dat geldt voor de grootboekadministratie en voor de debiteuren- en crediteurenadministratie, net als voor de in- en verkoopadministratie met de facturen.

Zodra je net gestart bent lijkt de administratie misschien nog overzichtelijk en eenvoudig. Het kan dan nog weinig kwaad om een keer een factuur te laten slingeren, omdat je die snel weer terug zal vinden. Leer jezelf aan om hier zorgvuldig mee om te gaan. Je hebt daar veel plezier van op het moment dat je meer klanten krijgt en meer facturen verstuurt. Door al vroeg te leren hoe een geordende administratie eruit ziet voorkom je dat je op een later moment het overzicht kwijtraakt.

Veel boekhouders adviseren hun klanten om een ‘bakkensysteem’ te gebruiken. Er is sprake van 5 bakken:

  • Bak 1
    Hierin bewaar je inkomende facturen, zoals die van een leverancier of op het moment dat je diensten inkoopt.
  • Bak 2
    De bak voor uitgaande facturen, die je verstuurt aan klanten en opdrachtgevers.
    Tip: bewaar hier ook de urenlijst bij met de uren die je werkte voor klanten.
  • Bak 3
    Het bakje met bonnetjes, voor kassabonnen en eventuele papieren bankafschriften.
  • Bak 4
    De fiscale bak met gegevens voor de btw-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting. Gebruik je een modelovereenkomst? Ook die hoort hier in.
  • Bak 5
    De laatste bak gebruik je voor contracten en belangrijke juridische documenten, die gaan over afspraken die je maakt met klanten, opdrachtgevers en leveranciers.

Benieuwd hoe je het best een bakkensysteem kunt opzetten? Of zoek je advies bij een van de andere onderdelen van de ZZP administratie? Boekhouders helpen je er graag mee op weg.